◇　従業員が入った　辞めた　子供が生まれた 引っ越した

◇　給与や役員報酬の支給額を変更した

◇　はたまた労災事故が起きた・・・・などなど

 

日常的に発生するこのような手続き事務、速やかに、適正に処理されているでしょうか？

 

とりあえず問題なく行っているように見えても・・・・

 

自社の手続きに少しでも不安はございませんか？

 

不安その（1）

担当者が行政窓口に行くために外出

・・・・その時間がムダでは？

 

従業員の賃金コストを考えてみます。

 

正社員さんであれば、その時給単価は2000円以上でしょう。

 

１回出向くために往復2、３時間不在。

 

その時間があれば、より優先度の高い業務をやってもらえるのではないでしょうか？

 

不安その（２）

あるかもしれない・・・手続き忘れ

 

社内の事務員さんは、だいたいOJTで仕事を覚えていきますから、逆に言えば、やったことのない手続きは知らないワケです。

 

例えば、下記の様なケースは手続きモレが多く見受けられます。

 

御社ではいかがでしょうか？

 

◆　一定以上の医療費が掛った場合の「高額療養費の申請」。手続き忘れが多いようです。傷病手当の請求があった際に、ピンと思いつかなければなりません。

 

◆　扶養である父母が亡くなった際、「家族埋葬費」を請求できることをご存知でしたか？請求しないと誰も教えてくれません。

 

◆　60歳過ぎた社員の給与をダウンさせた場合、雇用保険の「高年齢雇用継続給付金」に該当するかどうかを確認を。これは会社の代わりに、国がお給料を払ってくれるようなもの。活用しない手はありません。

 

不安その（３）

不慣れな手続きが発生 ！？

 

・・・・２、３日バタバタと掛かりきり

 

めったに起こらないレアな手続きはいくらベテラン事務員でも難しい

 

例えば、久しぶりに出産をする社員が出たりすると・・・

 

「出産育児一時金」請求

「出産手当金」請求

「育児休業基本給付金」申請

「健康保険厚生年金保険育児休業等取得者申出書」提出

「育児休業者職場復帰給付金支給」申請

 

最低限でも、これだけの重要な手続きが必要です。

 

手続きが遅れると受け付けてもらえないということも!!

 

不慣れな手続きに掛かりきりになり、他の業務が後回しになってしまうことなどありませんか？

 

不安その（4）

知らずにいつの間にかソンをしていることも・・・？

 

例えば、毎年6月になると忙しい「労働保険料申告」の作業です。

 

簡単に言うと、１年間の賃金を集計すれば良いのですが、知っていなければならない専門的な知識がいくつかあります。

 

間違いやすい1例をあげましょう。

 

途中で役員になった従業員がいる

 

知らずに前年通りに行っていると、このようなひとの賃金まで算入してしまう間違いが

 

役員になったら、もう「労働者」ではないので、その時点で雇用保険を抜けなくてはいけません

 

ですから、労働保険料の賃金にも算入してはいけないのですが、含めて計算をしているケースがよくあります。

 

払わなくてよい保険料を毎年払い続けているということです。

 

ちゃんとやっているつもりで実は毎年ソンをしていた、なんてイヤですよね？

 

不安その（５）

ベテラン社員に任せ切り・・・辞めたら困るな

 

「ウチは大丈夫。長年やってる事務員がいるから！」とういうような会社こそ、大きなリスクが隠されていると言えるでしょう。

 

もしその方が退職されたら、社内業務が混乱しませんか？

 

特定の社員に任せきりの仕事を、他の社員にスムーズに引き継ぐのは大変難しいと言えます。

 

辞めるたびに発生する引き継ぎのための時間もムダではないでしょうか？

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